コラム.225:G suiteを使ってみよう

anchor 2018年3月20日 火曜日 by anchor

日常業務に欠かせない社内のシステムとして、MicroOffice365やその他のグループウェアなどがありますよね。その中でもgoogleが提供しているG suite(Google Apps for Business)はブラウザに操作・管理を集中しているため、他のシステムやサービスなどと比べ管理コストの削減などを進める事ができます。今回は、そんなG suiteをご紹介させて頂きます。

 

【G suiteってそもそも何?】
G suiteとはGoogleが事業者向けに提供しているグループウェアです。
グループウェアとは予定表やメール、掲示板など組織で利用できる様々な機能を一つにまとめたサービスです。
G suiteはもともとGoogleが無料で提供していたGoogleドライブやGoogleカレンダー、Googleハングアウト、Gmailなどを企業で使う為にビジネスユース用のアレンジを施したものです。

 

【G suiteを使うメリットとは?】

G suiteを導入することで得られるメリットを、以下に纏めてみました。

 

◇ファイルを一言管理できる
企業がG Suiteサービスを導入すれば、G suite専用の管理コンソールが使えるようになります。システム管理者が、G suite上で作業される全てのファイルや情報の公開設定などを一元管理・監視することが可能です。情報漏洩リスクの軽減に役立ちます。

 

◇ファイルサーバーが不要
自社でサーバーを別途契約して保有しなくても、作成したファイルをGoogleドライブ上で管理することが可能です。それぞれの資料を閲覧する権限も、各ファイル毎に自由に設定できます。

 

◇パソコン入れ替え時の設定が不要!(WindowsでもMacでも全く同じ環境で使用できる)
Googleが提供しているサービスは基本的にブラウザベースのウェブアプリであるため、PCに都度インストールする必要はありません。Windows/Macなど、ネットさえ接続できればどのPCからでも使用することができるので、突発的な故障などでPCを交換しても、時間も手間もかかるデータ移行は必要なく、すぐ新しい環境で使用することができます。

 

◇従来使っていたOfficeのファイルとの互換性がある
Microsoft Officeで資料を作っていた人にとっても、
・Word→ドキュメント
・Excel→スプレッドシート
・PowerPoint→スライド
の各ツールを代替手段として使用すれば、Microsoft Officeがない環境下となってもG suite機能を使ってデータの閲覧、修正などの作業が可能です。移行するからといって、これまでMicrosoft Officeの各ツールで作成したデータを最初から作り直す必要はありません。

 

◇スケジュール管理から、会議室の予約管理まで可能
最近はスマホやPCでGoogleカレンダーを使っている人はけっこう見かけますが、G Suiteのカレンダー機能では、従来のGoogleカレンダー機能に加え、個々のスケジュール管理、仕事仲間同士でのスケジュール共有、施設予約機能も付加されています。

 

◇チャット・メッセージアプリも仕様できる
LINEをイメージして頂けるとよいかと思いますが、Google版メッセージアプリであるハングアウトも使用可能です。LINEは確かに便利ですが、機密性の高い情報をやり取りするのはセキュリティ面でやや不安が残ります。ハングアウトは、それを解消できるツールです。

紹介した機能の多くは他のグループウェアでも実現可能なものが多いですが、一番の魅力は他社グループウェアに比べ価格設定が安いことでしょう。
中小企業の情シス担当者さんでグループウェアの選定に困っている場合、まずはトライアルで使ってみることは如何でしょうか。

 

【費用はいくらぐらいかかる?】

費用はベーシックプランの場合、1ユーザーあたり月額600円です。
その他にもビジネスプラン、エンタープライズプランがあります。
参考URL:
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html?tab_activeEl=tabset-companies
豆知識として、様々なサイトにG suiteの割引クーポンなどがついているので、
検索してみるのも一つかもしれません。

Microsoft Officeの長年の歴史と比べると、スプレッドシートなどまだ改善しなければいけないところは多々あるかと思いますが、Googleの持ち前のスピードで細かな機能などの修正・改善は常に実施されています。
先述の通り100%ウェブ上のアプリケーションなので、Microsoft Officeなどと比べて圧倒的にアップデート面では強いはずです。その改善スピードは魅力ですね。

 

【Gsuite有料版を使う決定的なメリット!】
無料版でも個人単位では不自由なく使う事が出来ます。じゃあなぜ月に600円ものコストを支払って導入する必要があるのでしょうか?
一番のメリットは、セキュリティと管理の強化です。個人ごとにアカウントを作成してやりとりをしていたら、うっかり外部へのデータ送信などが発生してしまうかもしれません。ですが、有料版の場合は管理ツールを使う事で、一つのアカウントで一限管理ができるようになります。そのため、外部への情報漏洩を未然に防ぐ事ができるのです。これは管理者に取っては非常に安心できることですよね。社員が増えれば増えるほどそういったヒューマンエラーがでてしまうリスクが増えますが、何人参加してもこの管理ツールを使えば安心です!

 

【利用する上での注意事項】
• 様々なブラウザで使用する事ができますが、もちろんGoogleということもあって、Google Chromeが一番高速で動作するようです。
• バージョンアップが頻繁にあるため、機能や使い方が微差ではありますが変わる可能性があるので、バージョンアップ情報は少し気にかけておくとよいでしょう。
• Googleプラス使用の際は(他SNS利用時と同様に)情報の取り扱いにご注意ください。
• Chrome、Googleマップなどは一般ユーザー向けのコンテンツのため、サポート外となっているため念のためご注意ください。

 

【最後に】
いかがでしたでしょうか?
数あるシステムやサービスがある中で、500万社で導入されている理由がなんとなく分かった気がしますね。ビジネスシーンなどで一つ一つサービス提供元が違うサービスをバラバラで使うより互換性も良く、ワンストップでサービスを利用できる事がなんといっても最大の魅力でしょう。
リアルタイムでの情報更新や変更連絡がグループ、社内の人とすぐさま共有できるというのは、共有の時間的コストなどが削減できるためメンバーが増える程にメリットを発揮できると思います。
また、多くの企業が独自ドメインを取得して、セキュリティ面を強化、もしくは気にしていると思いますが、フリーメールではなく独自ドメインでのメールアドレスなどをそのまま利用できることで安心感や社外への体裁も良く、サービスを利用する事ができると思います。
ぜひ、試してみてください!

コメントは受け付けていません。