不採用通知はどうしたらいい?例文付きで解説します

2022年7月11日

採用活動していると、採用だけではなく、不採用の通知もしなければなりません。
数ある企業の中から、せっかくご応募してくださっているので、失礼のないようにお伝えしたいですよね。
そこで今回は、不採用通知の方法を、例文付きでご紹介します。

 

<不採用通知の方法>

不採用の通知は、電話でも、メールでも、書面でも構いません。
最近では、メールでの通知が多いと思います。

拒否設定などでメールがうまく受信できないケースもありますので、
選考結果の通知方法は、応募者に事前に伝えておいてください。

まれに不採用の場合は通知をしないという企業がありますが、あまり良い方法とは言えないでしょう。

 

<不採用通知のタイミング>

応募者にも予定があります。できれば、選考から1週間以内にお伝えするのがよいでしょう。
選考に時間がかかる場合であっても、2週間以内にはご連絡できるようにした方がよいです。

 

<不採用通知メールの例文>

タイトル 【選考結果のご連絡】株式会社●●●
〇〇 〇〇様 (フルネーム)

株式会社●●●、採用担当の△△と申します。

この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
(また、先日は弊社までご足労いただいたこと、重ねて感謝申し上げます。)

〇〇様の応募書類をもとに(面接を踏まえ)、社内にて厳正なる選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

尚、応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。

〇〇様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

せっかく応募してくださった方に、不快感を抱かせないように配慮することが一番大切です。
合否通知の送付漏れや送付間違いは大きな問題に繋がりますので、
注意して送信するようにしてくださいね。