コラム.223:Google Apps(Office機能)を使ってみよう

anchor 2018年2月23日 金曜日 by anchor

(画像はGoogle APPSサイトから出典)

 

Google Apps(Office機能)を使ってみよう>

Microsoft Officeのソフトといえば、ワード・エクセル・パワーポイントなどの表計算やワープロ、プレゼン資料の作成などの機能を持ったソフトが国内では有名ですよね。

これまでPC上でのビジネス利用ツールとしてはこれらが主流であり、基本的にWindowsPCを買う際にはデフォルトで入っていたり、必要に応じてソフトを追加購入したりした方も多いと思います。

そんな中で今回は、Google Apps(Office機能)という、表計算やワープロ、プレゼン資料作成などの業務を行うことができる無料ソフトをご紹介します。

 

Google Apps(Office機能)ってそもそも何?

Microsoft Officeとは異なり、ブラウザ上で使うウェブ版のソフトです。有料版と無料版がありますが、無料版でも一通りの使い方ができるため、多くの方に利用されています。

Google Appsには表計算やワープロ、作図機能やプレゼンテーションの機能が備わっており、随時新機能の追加や改善などを実施し成長し続けています。Microsoftから提供されているExcelやWord、Powerpointといったツールがこれまでのビジネスシーンでは主流であり続けましたが、ここ数年は徐々にGoogle Appsも浸透しつつあります。
今回ご紹介するOffice機能は、Google Apps内の一部のツールとなりますが

Microsoft Officeでの

・Excelにあたるツール→「Googleスプレッドシート」

・Wordにあたるツール→「Googleドキュメント」

・PowerPointにあたるツール→「Googleスライド」

と、呼びます。

 

Google Apps(Office機能)を使うメリットとは?

・複数人での共同編集が可能!

 共有したいGoogleアカウントを入力して共有をする事が出来る。

 同時に開きながら編集する事が可能です。

 提出物の作成や会議資料の作成など、二人で行うなどの場面は日常で多々 

 あるかと思いますが、そんな時相手が今どこを編集しているかがリアルタ 

 イムで分かるため、役割分担や進捗の管理がとっても楽!

 

・自動保存機能がある! 

Microsoft Officeだと上書き保存ボタンを押して保存しなくてはなりませんが、Google Appsだと自動的に作業をこまめに保存してくれるので、パソコンが急にフリーズしてしまった際やバッテリー切れという事態が起きても、そこまで作業した内容は保存できているので安心です。

 

・インストール不要!

Google Appsはクラウド上で操作するアプリケーションであるため、よくある他のクライアントソフトのようにパソコン本体にいちいちアプリをインストールする必要はありません。ネット環境があればどの場所からでも作業ができます。

 

・ウェブに公開することで誰もが閲覧可能に!

公開機能がついているため、相手のGmailを知っていればURLを作成して公開するだけで誰にでも公開し、共同作業を開始する事が出来ます。複数名でのプロジェクト案件などで同時進行の作業を行うことができるため、他のツールよりも利便性が高いと言えるでしょう。

 

・スマートフォンでの作業が簡単に!

この時代ですから、パソコン以外にスマホやタブレット端末を持っている人も多いですよね。Googleアカウントを持っているなら、Google Appsはそんな端末でも見ることができます。

AndroidをつかっているならGoogleアカウントは絶対に持っています。Google AppsはPCでもスマホでも使うことができますので、「PCで作業を進めてスマホでチェック・訂正依頼をする」だとか「スマホで資料を完成させる」といった作業も可能になります。

iPhoneやMacでも使えるのか?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれませんが、安心してください。普通に使えます。

 

・Microsoft Officeとの高い互換性

前述の通りMicrosoft Officeを使ってのファイルのやり取りなどがビジネスの場面などで主流で見かけられましたが、最近ではGoogle Appsを導入している企業もあるため、一見仕事の進め方では困惑しそうですよね。

ですが、Microsoftとの高い互換性があるため、例えばGoogleドキュメントで文書作成をしようと思った際に、変更・追記可能なファイル形式で送る事はもちろん可能ですし、請求書など相手方に変更されないような形式で送ろうと思った際にはPDFデータで送信する、といったアレンジも可能です。

社内でのやり取りで共有しながら書類を作成しそのままGoogleドキュメントではPDFのような形式で送信できるため、作業負担は大きく改善されることになります。ここ最近は企業でどんどん導入されている理由がわかりますね。

 

注意事項

Googleが公開し、オンライン上で常時改善を続けているサービスですので、基本的にはほとんど注意事項はないかと思いますが、一点だけ。

古いバージョンのMicrosoft OfficeやOpen Officeなどのクライアントソフトを使用して作成したデータのやりとりにおいては、微妙に罫線がズレたり、フォントが異なってしまうなどの互換エラーが起きてしまうこともあるようです。念のため、受け取ったファイルの中身は確認するようにしましょう。

 

最後に

数年前までは、Officeといえば、資料や書類の作成にはMicrosoftの利用が当たり前でしたが、Googleの急成長や多数のサービスの改善があり、個人はもちろん企業にも使用されるようになってきました。

これからもバージョンアップなどで更に使い勝手が良くなったり、Googleが現在持っているサービスや技術との連携がなされて今後様々な良いサービスが増えてくるのではないかと思っています。

あなたもこの機会に、一度試してみてはいかがでしょうか?

 

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