コラム.223:Google Apps(Office機能)を使ってみよう

anchor 2018年2月23日 金曜日 by anchor

(画像はGoogle APPSサイトから出典)

 

Google Apps(Office機能)を使ってみよう>

Microsoft Officeのソフトといえば、ワード・エクセル・パワーポイントなどの表計算やワープロ、プレゼン資料の作成などの機能を持ったソフトが国内では有名ですよね。

これまでPC上でのビジネス利用ツールとしてはこれらが主流であり、基本的にWindowsPCを買う際にはデフォルトで入っていたり、必要に応じてソフトを追加購入したりした方も多いと思います。

そんな中で今回は、Google Apps(Office機能)という、表計算やワープロ、プレゼン資料作成などの業務を行うことができる無料ソフトをご紹介します。

 

Google Apps(Office機能)ってそもそも何?

Microsoft Officeとは異なり、ブラウザ上で使うウェブ版のソフトです。有料版と無料版がありますが、無料版でも一通りの使い方ができるため、多くの方に利用されています。

Google Appsには表計算やワープロ、作図機能やプレゼンテーションの機能が備わっており、随時新機能の追加や改善などを実施し成長し続けています。Microsoftから提供されているExcelやWord、Powerpointといったツールがこれまでのビジネスシーンでは主流であり続けましたが、ここ数年は徐々にGoogle Appsも浸透しつつあります。
今回ご紹介するOffice機能は、Google Apps内の一部のツールとなりますが

Microsoft Officeでの

・Excelにあたるツール→「Googleスプレッドシート」

・Wordにあたるツール→「Googleドキュメント」

・PowerPointにあたるツール→「Googleスライド」

と、呼びます。

 

Google Apps(Office機能)を使うメリットとは?

・複数人での共同編集が可能!

 共有したいGoogleアカウントを入力して共有をする事が出来る。

 同時に開きながら編集する事が可能です。

 提出物の作成や会議資料の作成など、二人で行うなどの場面は日常で多々 

 あるかと思いますが、そんな時相手が今どこを編集しているかがリアルタ 

 イムで分かるため、役割分担や進捗の管理がとっても楽!

 

・自動保存機能がある! 

Microsoft Officeだと上書き保存ボタンを押して保存しなくてはなりませんが、Google Appsだと自動的に作業をこまめに保存してくれるので、パソコンが急にフリーズしてしまった際やバッテリー切れという事態が起きても、そこまで作業した内容は保存できているので安心です。

 

・インストール不要!

Google Appsはクラウド上で操作するアプリケーションであるため、よくある他のクライアントソフトのようにパソコン本体にいちいちアプリをインストールする必要はありません。ネット環境があればどの場所からでも作業ができます。

 

・ウェブに公開することで誰もが閲覧可能に!

公開機能がついているため、相手のGmailを知っていればURLを作成して公開するだけで誰にでも公開し、共同作業を開始する事が出来ます。複数名でのプロジェクト案件などで同時進行の作業を行うことができるため、他のツールよりも利便性が高いと言えるでしょう。

 

・スマートフォンでの作業が簡単に!

この時代ですから、パソコン以外にスマホやタブレット端末を持っている人も多いですよね。Googleアカウントを持っているなら、Google Appsはそんな端末でも見ることができます。

AndroidをつかっているならGoogleアカウントは絶対に持っています。Google AppsはPCでもスマホでも使うことができますので、「PCで作業を進めてスマホでチェック・訂正依頼をする」だとか「スマホで資料を完成させる」といった作業も可能になります。

iPhoneやMacでも使えるのか?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれませんが、安心してください。普通に使えます。

 

・Microsoft Officeとの高い互換性

前述の通りMicrosoft Officeを使ってのファイルのやり取りなどがビジネスの場面などで主流で見かけられましたが、最近ではGoogle Appsを導入している企業もあるため、一見仕事の進め方では困惑しそうですよね。

ですが、Microsoftとの高い互換性があるため、例えばGoogleドキュメントで文書作成をしようと思った際に、変更・追記可能なファイル形式で送る事はもちろん可能ですし、請求書など相手方に変更されないような形式で送ろうと思った際にはPDFデータで送信する、といったアレンジも可能です。

社内でのやり取りで共有しながら書類を作成しそのままGoogleドキュメントではPDFのような形式で送信できるため、作業負担は大きく改善されることになります。ここ最近は企業でどんどん導入されている理由がわかりますね。

 

注意事項

Googleが公開し、オンライン上で常時改善を続けているサービスですので、基本的にはほとんど注意事項はないかと思いますが、一点だけ。

古いバージョンのMicrosoft OfficeやOpen Officeなどのクライアントソフトを使用して作成したデータのやりとりにおいては、微妙に罫線がズレたり、フォントが異なってしまうなどの互換エラーが起きてしまうこともあるようです。念のため、受け取ったファイルの中身は確認するようにしましょう。

 

最後に

数年前までは、Officeといえば、資料や書類の作成にはMicrosoftの利用が当たり前でしたが、Googleの急成長や多数のサービスの改善があり、個人はもちろん企業にも使用されるようになってきました。

これからもバージョンアップなどで更に使い勝手が良くなったり、Googleが現在持っているサービスや技術との連携がなされて今後様々な良いサービスが増えてくるのではないかと思っています。

あなたもこの機会に、一度試してみてはいかがでしょうか?

 

コラム.222:Googleの音声入力を使ってみよう、使い方

meki 2018年2月10日 土曜日 by meki

Googleドキュメントで音声入力を使う方法をご紹介します。

まず、Googleドキュメントとは何か、ということからご紹介しましょう。

Googleドキュメントは、Webブラウザで利用するWebアプリケーションの一つです。

ドキュメントというのは、分かりやすく言えばマイクロソフト社のWordのような機能で、

Word形式のファイルにも対応しています。

 

【Googleの音声入力を使うために必要な準備】

①ブラウザはGoogle Chromeを用意しよう

Google の音声入力を使うためには 、ブラウザを Google Chrome にする必要があります。

今あなたが使っているブラウザが、Internet ExplorerやFirefox などである場合は、

まずは Google Chrome のインストールをしてください。

インストールする方法は非常に簡単です。

まず今使っているブラウザから、 Google Chrome と検索をしましょう。

そしてGoogle Chrome のサイトを開いたら、

そこから Google Chrome のインストールファイルをダウンロードするだけです。

Google Chrome は数あるブラウザの中でも

非常に高性能で読み込みスピードが早いと言われています。

 

②Google アカウントを取得しよう

音声入力を使用するためには、Googleアカウントを取得する必要があります。

GoogleのアカウントはGoogleが提供する様々なサービスを利用するために共通して必要なものです。

このアカウントは、Gmailのアドレスとパスワードで構成されています。

Google のアカウントをすでに持っているのであれば、音声入力用に新しく取得する必要はありません。

今使っている Google アカウントでログインをしてください。

 

③パソコン用のマイクを用意しよう

音声入力をするためには、パソコン用のマイクが必要となります。

音声入力や音声コマンドを使用するためには、パソコンのマイクがオンになっている必要があります。

まずはパソコンのマイクがオンになっているかどうかを確かめましょう。

また何らかの理由によってマイクが正常に動作していない可能性もありますので、同時に動作確認をしましょう。

マイクの設定の方法についてはパソコンによって違いはありますが、

一般的にWindowsでは「コントロールパネル」から、

Macでは「システム環境の設定」から行うことができます。

それでも見つからない場合は、パソコンの説明書などを見て調べてみてください。

 

【Googleの音声入力を使ってみよう】

④音声入力マークを表示しよう

Googleドキュメントを開いたら、右上の「ツール」をクリックします。

そしてツールの中にある「音声入力」をクリックしてください。

音声入力をクリックするとマイクのマークが表示されます。

ツールから音声入力をクリックしなくても、ショートカットキーを用いるとすぐにマイクが起動できて便利です。

Windowsであれば「Shift」+「Ctrl」+「S」をクリック、

Macであれば「command」+「Ctrl」+「S」をクリックすれば、音声入力マイクがすぐに起動します。

音声入力マイクが表示されたら、マイクのマークをクリックし、

通常の音量と速度ではっきりと話すようにしましょう。

入力が終わったら、もう一度マイクのマークをクリックすると終了します。

 

⑤音声入力中の間違いを修正するには?

音声入力中にも入力ミスをする可能性はありますよね。

そういった場合は間違えた箇所を選択し、マイクをオンにしたまま音声入力を続けると修正されます。

間違いの修正が終わったら、続いて音声入力をしたい位置までカーソルを戻しましょう。

 

⑥音声入力で句読点を入力したり、改行したりするには?

残念ながら現時点のGoogle音声入力では、句読点を入力することはできません。

「、」「。」「?」「!」などを使いたい場合は、その都度キーボードで入力する必要があります。

改行したい場合も、キーボードを使ってする必要があります。

 

以上です。皆さまお試しくださいね。

コラム.221:ITで生産性を上げる!/IT補助金2018等

meki 2018年1月29日 月曜日 by meki
アンカー目木でございます。
本年1月の商売繁盛メールマガジンをお届けいたします。
本年でシーズン6突入です!今年どうぞ宜しくお願い致します。
 
政府が掲げる働き方改革の影響もあり、
昨今、IT をうまく活用し、限られたリソースで
生産性の向上を図っていきたい!
というニーズ、相談が多い状況です。
 
そこで、本年の商売繁盛メルマガは、
「ITで生産性を上げる!」をテーマに
情報提供を行っていきたいと思います。
スタッフの知人がGoogle社に働いていることもあり
ビジネスで使える便利なGoogleの機能も
ご紹介していきます。
 
本年一回目の生産性向上ツールとして、
Google音声入力をご紹介します。
なんだ音声入力かと思いの方もいるかもしれませんが、
凄い精度になっているんです。
 
弊社アンカー社においても、
昨年から生産性向上に取り組んでおり、
このメルマガもパソコンで
Google音声入力を実施したものです。
 
今まで手入力で行なっていた作業を
音声入力に変えるだけで
かなりの時間の短縮が可能となりました。
また、Google は学習機能で文章の前後の流れを見て
自動で変換し直してくれます。凄いの一言です!!!
 
簡単に導入できますので、
ぜひチャレンジしてみてください。
 
▼Google音声入力の詳細はこちら 
https://anchor-company.asia/news/2424
 
とにかく本年は、ITを賢く使うをテーマに
皆さまの生産性向上、コスト削減、
そして商売繁盛に繋がる情報を発信してまいりますので、
どうぞ宜しくお願い致します。
 
 
<TOPIX>
●IT補助金2018
 
日経新聞によると、2018年もIT導入補助金の制度が
実施されることに決まったようですね。
中小13万社のIT導入に補助金500億円 経産省
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO24587760T11C17A2EE8000/
 
13万5千社って、前回の1万5千から、9倍増です。
予算は100億から500億の5倍です。
昨年は弊社のホームページパッケージが補助金対象となりました。
本年度の詳細が固まりましたらメルマガ等でお伝えいたします。
 
 
●戦略的ホームページのススメ
 
わたしたちは、ホームページが最強の営業ツールと確信しています。
リアルビジネスにとって、ウェブサイトは
24時間365日働き続けてくれる有能な営業マンになります。
考えられる最高の説得力を持ち、お客様をその気にさせて、
申し込みやアポイントを取ってくれます。
冷やかし客にも、しっかりと対応して時間的なロスを生じさせません。
もっと戦略的に使いませんか
【関連コラム】http://anchor-company.asia/news/1866
 

コラム.220:Googleってスゴいんです! その① 音声入力で作業効率UP

meki 2018年1月27日 土曜日 by meki

「世界中の情報を整理し、世界中の人々がアクセスできて使えるようにすること」を経営理念としているGoogle。

今では日本のほとんどの検索エンジンはGoogleのシステムが使われています。

そのGoogle、検索だけじゃないのです。

今回は、パソコンでGoogleを使って無料で実施できる音声入力機能をご紹介します!

 

【Googleの音声入力を使うメリットとは?】

・キーボード入力が苦手でも使える!

キーボードでの入力が得意な人は良いですが、苦手な人もいますよね。

そういう人にとってこの音声入力は救世主になるでしょう。

苦手とまではいかない人であっても、キーボード入力をするよりも

音声入力の方が早く入力できる場合が非常に多いです。

またキーボード入力が得意な人であっても、

ずっとキーボードの入力をしていたら指や腕が疲れてくることもあるでしょう。

その点、音声入力は口で話すだけですから指や腕が疲れることもありません。

寒い季節にキーボードを打っていると、指先だけが冷たくなる、

なんてことが起こりますが、そんな不快感からも解放されるのです。

 

・ながら作業が可能になる!

キーボード入力をしている時、当然手はキーボードの上にあります。

しかし音声入力を利用すれば両手はフリー。

例えば急ぎのメモをしたいけれども、朝の支度をしなければいけない。

そんな時にはGoogleドキュメントを開いて音声入力でメモしながら髪をとかしたり、

お化粧したり、ネクタイを締めたり、服を着たりすることもできるのです。

朝の支度だけではありません。

 

例えば家事も忙しいワーキングマザーであれば、洗濯物をたたみながら、

食事の支度をしながら、拭き掃除をしながら、

音声入力で文章を作成をすることができるのです。

他にも、ものすごく単純な作業をしなければならない時(例えば切手貼りやシュレッダー)、

キーボードで打ちながら作業することは不可能ですが、

音声入力で文章を作成しながら、ただひたすら手を動かす事は可能になってくるでしょう。

他にも様々なパターンはあると思いますが、

今までできなかったことが可能になってくることがわかっていただけると思います

 

・とりあえずのアイディアをメモするのにも非常に便利

ぱっと思いついたことを全てキーボードで入力するのはなかなか大変です。

そんな時に、この音声入力でざっと思いついたことを入力してしまうのはいかがでしょうか?

あまり細かい構成などを考えずに、とりあえず音声で入力をしてから、

その文章を後で構成し直すこともできるのです。

しかもキーボードで入力するよりも音声入力で話していた方が、アイディアが広がりやすいと言われています。

 

・文章の始めと終わりの流れが正しく作成しやすい

出来上がった文章を確認のために読み直したとき、文の始めと終わりが噛み合っておらず

違和感がある文章になっていることがあるのではないでしょうか。

キーボードを使って文章を作成していると、そういったことが起こりやすいのです。

しかし、言葉で喋っているときの方が文の始めと終わりの違和感を感じやすい傾向にあるため、

音声入力で文章を作成することによって、文の始めと終わりが正しい文章を作りやすいということになるのです。

 

・好きな姿勢で文章作成ができる

キーボードで文章を作成する時、基本的には何かに座っていることが多いでしょう。

この座るという姿勢も、長時間続くと辛いものです。

しかし音声入力では、どんな姿勢でも構いません。

場所さえあれば、寝転がっていても作成できてしまうのです。

また、とりあえずの下書きをするだけであれば、画面を見ていなくても作成できてしまいます。

ずっとパソコンの画面を見ていて目が疲れてしまっている人も、少し目を休めることができるでしょう。

【注意事項】

大変便利なツールですので、そんなにデメリットはありませんが、環境が限られることがあります。

音声入力を使うには、ある程度静かな環境でなければなりません。

また、2人など複数名での会話は、音声を拾うことができません。拾ったとしても、どちらか一方になります。

あと、句読点を音声入力することができない(2018年1月現在)

先にご紹介したように、残念ながら日本語で句読点を音声入力することができません。

(今後、アップデートされるかもしれません)

そのため、キーワードを併用し、誤字脱字をチェックしながら句読点を入れる作業となります。

 

【最後に】

音声入力システムはどんどん進化しています。

半年前には使い物にならなかったと感じていたのに、

ものすごく音声認識レベルがアップして十分使えるようになった、と感じることもあるほどです。

おそらくこれからも、同じようなスピードで進化していくはずです。

そのうち、日本語版でも句読点や改行、コマンドなどを音声入力できるようになるかもしれませんね。

音声入力は使うのが難しいものでは決してありません。

むしろキーボード入力より簡単なのです。これを機に是非使ってみてはいかがでしょうか。

 

コラム.219:購買につながるお勧め商品

meki 2018年1月18日 木曜日 by meki

おはようございます、アンカー目木です。

本年も商売繁盛に価値あるテーマでコラムを掲載して参ります。

どうぞ宜しくお願い致します。

 

本日はマーケティングチーム加藤からのメルマガとなります。

【購買につながるお勧め商品】

 例えばあまりチーズに対して
 興味関心がないお父さんが
 奥さんに頼まれて近所のスーパーに
 スライスチーズを買いに行ったとしよう

 チーズが陳列されているケースの前で彼は迷う
 値段は3段階ぐらい、メーカーも3~4種類ある
 また味が濃厚だの、ローカロリーだの、とろけるだの
 何を選んでいいのかよくわからない

 おそらくこのお父さんは
 よくわからないから「安いのでいいや」とか
 自分が知っているメーカーの商品を選んでしまう。

 でももしここで「店長おすすめのスライスチーズ」
 というPOPがついた商品があったとすればどうだろうか 続きを読む »

年末年始の休業日のお知らせ

anchor 2017年12月20日 水曜日 by anchor

下記期間を年末年始のお休みとさせていただきます。

2017年12月29日(金)~2018年1月4日(木)まで休業いたします。

2018年1月5日(金)より、開始となります。

何卒、宜しくお願いいたします。

コラム.218:ファンを育てる

meki 2017年12月18日 月曜日 by meki
おはようございます、アンカー目木です。
先日、働き方改革の2日間イベントに参加してきました。
IT導入による生産性向上の事例や
元大阪市長の橋本さんの講演など、多くの学びがありました。
 
生産性の向上といわれても、何をどうすれば良いの?
と思いの方も多いかと思います。
 
例えば、
手書き、入力、集計のオペレーションを定期的に繰り返し、
スタッフの労力が取られているものを
短時間で終わらせるような仕組みを導入することや
一人の作業者に任せ、属人性が高い業務の見直しを行うことだと考えます。
 
弊社としても、効率化を図れていない業務を洗い出し
見直しを行っているところです。
導入したITツールなどはお伝えしていきます。
 
これから5年後、10年後の働き方を見据えたITの導入は
経営者の考えなければならない一つの事柄になると考えます。
 
 
▼下記、マーケティングチームからの商売繁盛メルマガとなります。
商売人の鉄則である、
決して嘘をつかない、失敗したらフォローしている
真面目に商売をしている、について記載しています。
 
 
【ファンを育てる】
 
 商売の常識として一番、
 買ってくれやすいお客さまとは
 信頼関係のできている従来顧客である
 
 では顧客の次に買ってくれやすいお客様とは
 どういう人なのだろうか
 
 答えは「売り手を信頼してくれる人」である
 
 この人はとっても立派な人だ
 この人は嘘をつかないだろう
 この人の言う通りにすればうまくいく
 
 こうした思いが買い手にあると商売はうまくいく
 
 つまり商売をするうえで
 重要な視点は自分のファンを育てることなのだ
 
 昔は飲食や趣味などでベタにお付き合いしなければ
 「人となり」はわからなかった
 
 でもネットが発達した今は違う。
 個人としてブログやSNSを通じて
 情報を出すことで信頼できる人間であることを
 証明し続けられるようになった。
 
 芸能人ではないが、すべての人は
 自分のファンを作る努力をするべきだと思う
 ファンは提案を受け入れてくれるからだ。
 
 もちろん、昔からの商売人の鉄則として
 
 決して嘘をつかない
 失敗したらフォローしている
 真面目に商売をしている
 お金にきれい
 
 という要素は不可欠だが
 それをネット上で個人の性格として
 証明していけばいい
 
 大切なことは継続的し続ける
 ということ
 情報発信が途切れてしまうと、
 信用は過去の話になるから要注意だ。
 
 信頼のベースをネットで築くと
 面白いことが起きる。
 
 ファンが多いと
 新たな信頼は得やすくなる
 
 ぜひ今日から試してみてほしい
 
 やり続ければきっと1年後には
 身の回りの評価はとてもよくなり、
 3年続ければビジネス環境は
 今よりずっとやりやすいものになるはずだ。

コラム.217:儲かる商品で売上を確保する

meki 2017年11月6日 月曜日 by meki
 
おはようございます、アンカー目木でございます。
早いもので11月となりました。
残り2ヶ月、しっかりと頑張っていきましょう!!!
 
さて、最近の私たちアンカーへの相談ごとで
「IT活用で生産性向上を図りたい」
「在宅でも勤務できるテレワークの仕組みを確立したい」など
ITでビジネスを加速させたい動きが
どんどん広がっているように感じます。
 
働き方改革の言葉が広がりつつあるなか、
この流れは2018年にはさらに加速していくのではと思っています。
使いやすいツールを検証し、ご紹介していきます。
 
さて、本日のメルマガは
マーケティングチーム加藤からとなります。
 
 
【儲かる商品で売上を確保する】
 
 突然ですが皆さんが販売されている
 商品単価はいくらでしょうか
 そして、その商品の利益率はいくらですか
 
 低単価で利益率が低い商品は
 よほどたくさん売らなければ儲かりません
 逆に高単価・高利益率ならば
 少しだけ売ってもちゃんと儲かります
 
 この「当たり前」が実は大切です
 
 デフレだから安いものしか売れない
 と決めてかかってませんか
 高いものなど、うちでは売れるはずがない
 
 そう思ってしまうと高単価・高利益率の
 商品は売れなくなります。

続きを読む »

コラム.216:販売しない売り方

meki 2017年10月30日 月曜日 by meki

 

 商品やサービスを売ろうとすると
 セールスポイントを語ったり、
 クロージングにつながる質問を
 したりします。

 しかしまだ買う気が熟していないお客様だと
 この姿勢を怖いと感じます

 売る側としては
 どこかでクロージングすべきですが
 お客様が買う気を見せない限り
 売るべき(クロージングをかける)
 ではありません

 お客様はテンポラリーな状態が大好きです

 買わないけど見てるだけ
 商品についてもっと詳しく知りたいだけ
 でも買うわけじゃないんだよ

 この中途半端な状態に
 付き合ってくれるかどうかで評価が決まります

 売りたい!と思う気持ちが強いと
 お客様が見えなくなるでしょう

 そうではなくて、お友達のように接し、
 普通の話をして、
 商品の本当の良さを理解してもらう
 それが何より大切なのです

 時間がかかるかもしれませんが、
 そうした姿勢を見せることによって
 お客様は商品とあなたの姿勢を
 評価をしてくださるのです

 考え方を変えてみましょう
 売るのではなく、お客様の購買を手助けする
 お客様本位で商品を説明する
 そうした考え方になればいいのです

 この考え方が出来る様になれば
 お客様と長時間でもお付き合いできると思います

 いいなぁ、欲しいなぁと
 お客様が思われるまで
 気長に付き合う売り方が
 今風なのだと思います

コラム.215:本当のおもてなしを考える

meki 2017年10月2日 月曜日 by meki

 

おはようございます、アンカー目木でございます。
朝・夕涼しくなり、2017年も10月となりました。
残り3ヶ月、商売繁盛に頑張っていきましょう!!!

本日はマーケティングチーム加藤からのメルマガとなります。

【本当のおもてなしを考える】

 2020年のオリンピック誘致で
 流行語にもなった「おもてなし」ですが、
 皆さんはどう実践されておられるでしょうか。

 お店に来られた時に丁寧にお辞儀をする、
 お礼をするときに両手をおへそに当てて軽く会釈をする。
 スーパーでもよく見られるおもてなしのスタイルです。

 このスタイルで接客されれば気持ちの良いですが、
 地域のお店で行う「おもてなし」は
 もっと発展的であるべきだと私は考えます。

 基本は「どこまでお客さまのことを考えているのか」
 ということです。 続きを読む »